Ірина Далекарей – начальниця відділу діловодства та контролю виконавчого комітету Южненської міської ради. Обіймає цю посаду вона не так давно – з січня 2024 року, а в органах місцевого самоврядування працює з 2005-го. За цей період вже налагодила комунікацію з колегами, налаштувала міцну співпрацю з іншими відділами міськради. Зазначає, що успіх у роботі цього відділу полягає у напрацьованому механізмі, а те, що рухаються вони у правильному напрямку, доводить відсутність скарг від керівництва.
Як міськрада опрацьовує запити громадян? Чому це не завжди швидкий процес? Детально про «закулісся» міської ради Ірина розповіла журналістам Южне.City.
- На цій посаді Ви відносно нещодавно. Наскільки вже адаптувалися?
- Триває моя робота трохи більше, ніж три місяці, але за цей час я повністю звикла до цієї рутини та мені дуже подобається те, чим займаюся. Дуже велику роль тут відіграє колектив – це як друга сім’я, яка злагоджено, відповідально, але з комфортом виконує свої посадові обов’язки.
- Розкажіть про специфіку вашої роботи?
- Загалом, специфіка моєї роботи полягає в управлінні всіма аспектами діловодства та контролю в міській раді. Це охоплює контроль за документообігом, забезпечення відповідності діяльності ради законодавству, а також моніторинг виконання рішень та рекомендацій. Але я дотримуюся думки, що керівна посада не містить виключно контроль за виконаною роботою або ж вказівки щодо наступних завдань. Справжній керівник має також брати участь у внутрішніх процесах, аби результат був відмінним. Запорука успіху в роботі – налагоджений механізм співпраці.
- Які конкретні обов'язки входять до вашої роботи, і як вони взаємодіють з іншими підрозділами міської ради?
- Я здійснюю керівництво діяльністю відділу, розподіляю обовʼязки між працівниками, очолюю та контролюю роботу. Забезпечую організацію діловодства у виконавчих органах Южненської міської ради відповідно до чинних правил. Контролюю організацію діловодства у виконавчих органах Южненської міської ради, надаю їм методичну допомогу. Розробляю заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію праці працівників, відповідно до Інструкції з діловодства приймаю всю кореспонденцію, адресовану міському голові. Здійснюю попередній розгляд документів та підготовку їх до розгляду міським головою. Веду базу даних контрольних документів. Контролюю дотримання строків виконання документів виконавцями. За дорученням керівництва готую «Звіт про виконавчу дисципліну» та аналітичний висновок.
- Яким чином обробляються запити, що надходять до вашого відділу?
- Запити, листи та заяви громадян, що надходять до мого відділу, обробляються відповідно до встановлених згідно з інструкцією діловодства з діловодства і пріоритетів. Мій відділ виконує задачі, розподіляючи їх між працівниками. . Ми намагаємося робити все за принципом: надійшло – розписали – віддали в роботу далі. У самому листі зазвичай встановлені дедлайни, яких вже має дотримуватися виконавець.
- Які головні виклики у роботі, і як ви їх вирішуєте ?
- Роботи стає все більше і більше, а ефективність має залишатися такою ж як раніше. Іноді складно, але я стараюсь оптимізувати роботу і делегувати задачі. Також впроваджую нові технології у роботу за допомогою відділу інформаційних технологій – вони допомагають нам зі встановленням програм та забезпечують безперебійну роботу у будь-яких ситуаціях.
- Які стратегії ви використовуєте для забезпечення ефективної комунікації та співпраці з іншими відділами міської ради?
- Тут скоріше не стратегія, а напрацьований механізм. Для забезпечення ефективної комунікації та співпраці з іншими відділами міської ради використовуємо електронну пошту та внутрішні комунікаційні системи.
- Які процеси ви впроваджуєте для покращення ефективності роботи вашого відділу ?
- Кожен знає свою зону відповідальності і є спеціалістом справи. А для ефективної роботи та її покращення, працівники нашого відділу систематично проходять навчання. Ми користуємося усіма можливостями ля підвищення кваліфікації, які нам надають.
- Як ви оцінюєте успішність вашого відділу і які критерії використовуєте для цього?
- Успішність відділу оцінюється за результатами виконання завдань, швидкістю реакції на кожен запит, лист та звернення. Критерії також включають виконання планових показників та відсутність скарг. Ми обробляємо абсолютно всі листи, які нам надходять і жоден не лишається без уваги. Жодного разу не чули нарікань на нашу роботу. Тому я вважаю це успіхом.
- Які інновації або зміни ви ввели у свою діяльність з моменту призначення на цю посаду ?
- Я впроваджую інновації у сфері електронного документообігу та цифровізації процесів, також акцентую на підвищенні кваліфікації персоналу та зміцненні внутрішньої комунікації. А кардинально ми нічого не змінюємо, працюємо вже за напрацьованим принципом.
Слідкуйте за нами в Facebook, Telegram та Instagram! Відеоновинки ви можете побачити на нашому YouTube.
Дізнавайтесь важливі новини та читайте цікаві історії першими!
